KVKK/Aydınlatma Metni

ULUSLARARASI VERİ BİLİMİ VE İSTATİSTİK KONGRESİ AYDINLATMA METNİ

IDSSC 2024 (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca)

İş bu aydınlatma metni ile; Kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’unun 5. Maddesi kapsamında hukuki sebebi belirtilen kanuni istisnalar kapsamında işlenecek ve muhafaza edilecektir. Söz konusu kanun kapsamında “Türk İstatistik Derneği” (Bundan böyle kısaca “TİD” olarak anılacaktır.) “Veri Sorumlusu” sıfatına sahiptir. Kişisel verileriniz, doğruluğu ve en güncel hali korunmak suretiyle, TİD tarafından belirtilen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, kaydedilecek, depolanacak, muhafaza edilecek, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacak ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda, yurtiçinde ve/veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılacak, devredilecek, sınıflandırılabilecek ve KVKK’da sayılan sair şekillerde işlenebilecek olup, tüm bu hususlarda tarafınız bilgilendirilmektedir.

TİD tarafından toplanarak işlenebilecek kişisel veri kategorileri şunlardır;

• Kimlik Verisi

Ad, soyad, TCKN, Pasaport No. gibi kimlik belgelerinde yer alan bilgiler

• İletişim Verisi

E-posta, telefon numarası, cep telefonu, adres, şehir

• Özlük Verisi

Unvan, kuruluş adı, özgeçmiş bilgileri

• Mesleki Deneyim Verisi

Mesleki Deneyim, öğrenim durumu, sertifikalar, profesyonel yetkinlikler, yabancı dil bilgisi

• Müşteri İşlem Verisi

Fatura ve dekontlardaki bilgiler

• İşlem Güvenliği Verisi

Uygulama yazılımlarına erişim için alınan kullanıcı adı ve parola, IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri

• Finans Verisi

IBAN, Banka hesabı verileri, fatura bilgileri

• Fiziksel Mekân Güvenliği Verisi

Katılımcıların giriş çıkış kayıt bilgileri, bina içi ve dışı kamera kayıtları

• Pazarlama Verisi

Çerez kayıtları, anket

• Görsel ve İşitsel Kayıtlar Verisi

Gerçek kişiye ait fotoğraf, ses kayıtları, kamera kayıtları, video kayıtları, toplu fotoğraf çekimi, katalog, web sitesi veya sosyal medyada yayınlanması

• Sağlık Bilgileri Verisi

Alerji Bilgisi

• Dernek Üyeliği, Vakıf Üyeliği, Sendika Üyeliği Verisi

Dernek üyeliği bilgileri

• Biyometrik Verisi

Islak imza

İşlenebilir.

TİD; kişisel verilerinizi işlenme amacı; kongre faaliyetinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin, müşteri ilişkileri yönetim süreçlerinin yürütülmesi, sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, fiziksel mekan güvenliğinin temini, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, tedarik süreçleri faaliyetlerinin yürütülmesidir.

Kişisel verilerinizi web sayfası ziyaretinizden; özgeçmişinizden; tarafınızla yapılan görüşmelerden; üçüncü kişilerden; bizimle web sitemiz, e-posta, sosyal medya platformları, diğer online mecralar ya da telefon vasıtasıyla iletişime geçtiğinizde; TİD etkinlik, seminer, kongre ve organizasyonlarımıza katıldığınızda; kongre için sizinle iletişime geçtiğimizde; internet, telefon, e-posta aracılığıyla, özel elektronik uygulamalar vasıtasıyla; mevzuat yükümlülüklerimizden kaynaklanan belgelerin doldurulması veya bizimle başka herhangi bir şekilde etkileşimde bulunduğunuz durumlar ile fiziki, yazılı, sözlü ve elektronik mecralardan toplamaktadır.

Yukarıda sayılmış olunan kişisel verileriniz KVKK 5/2-a, c, ç, e, f maddeleri kapsamında kişisel veri işleme şartları ve amaçlarına bağlı şekilde ve/veya TİD’in meşru menfaatleri doğrultusunda toplamakta ve işlenmektedir.

Bunun yanında mevzuatın gerekli gördüğü haller dışında, biyometrik ve sağlık bilgisi verileri gibi özel nitelikli kişisel verileriniz açık rızanız doğrultusunda işlenecektir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları

KVKK 5. Maddesinde belirtilen şartlar uyarınca;

• Kişisel veriler ilgili kişinin rızası olmaksızın işlenemez.
• Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:‍
  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

İlgili maddeler gereğince, açık rıza alınması gereken durumlarda açık rızanız alınmaktadır. Ancak 5. Maddenin 2. Fıkrasında yazan şartlara uygun olması kaydı ile ilgili kişinin rızası alınmadan kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

İşlenen kişisel verileriniz zorunlu olan bilgiler ile sınırlı olmak kaydı ile;

• Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla paylaşılacağını
• Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıyla
• TİD kongresinde çekilen video, fotoğrafların web sayfasında, sosyal medya sayfalarında ve basılı yayınlarında kullanılması (Bildiri Kitabı, dergi vb)
• Kongre katılımcılarının belirlenmesi
• İstatistiksel amaçlı katılımcı sayısının belirlenmesi
• Kongre ile ilgili bilgi sunulması
• TİD’in kongre organizasyonu için hizmet temin süreçlerinin yürütülmesi, mal ve hizmet tedariki için Tedarikçiler ile gerçekleştirilecek iş ve işlemlerinin yürütülmesi
• Katılımcılar ile müşteri ilişkilerinin kurulması ve yürütülmesi, kongre, tanıtım ve toplantı organizasyonlarının yapılması
• Kongre, tanıtım ve toplantı organizasyonlarının yapılması
• Konaklama ve transfer hizmetlerinin gerçekleştirilmesi
• Kongre web sitesi ve uygulamalar aracılığıyla kayıt sürecinin yönetilmesi
• Yasal Yükümlülüklere Uyum; 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6331 Sayılı İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu başta olmak üzere resmi kurumlar nezdindeki süreçlerin yürütülmesi, resmi mercilerin denetim ve teftişleri, yasal haklarımızın ve davalarımızın takibi ve sonuçlandırılması, uyum kapsamında gerekli süreçlerin yürütülmesi, düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere belirlenmiş gereklilik ve zorunluluklar kapsamında bağlantı kurma

Ayrıca kişisel verilerinizi;

Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek nedeniyle özellikle;

• Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımıza ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşılabiliyoruz.
• Kongre süresince TİD’in idaresi, işin yürütülmesi, politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
• Kongre organizasyonu süreçlerinin yürütülmesi amacıyla Kongre Sekretaryasını üstlenen Valör Kongre Organizasyonları firmasına aktarıyoruz.
• Kongre için kullanılan uygulama ve web yazılımını sağlayan Dipnot Web Tasarım Reklamcılık firmasına, onların hosting firması Medyabim Datacenter ve İnternet Hizmetleri firmasına aktarıyoruz.
• İş süreçlerinin yürütülmesi amacıyla gönderileri kargo firmalarına aktarıyoruz.
• İş, müşteri ve tedarikçi süreçlerinin yürütülmesi amacıyla mali müşavir firmasına aktarıyoruz.
• İş, müşteri ve tedarikçi süreçlerinin yürütülmesi amacıyla ilgili firmalara aktarıyoruz.
• Konaklama, ulaşım vs gibi hizmetlerin yürütülmesi amacıyla Sheraton Ankara Oteline ve ilgili transfer firmalarına aktarıyoruz.

Kanunen açık rıza alınması gereken hallerde açık rıza alınarak (kanunen açık rıza alınması gerekli olmayan durumlar hariç olmak kaydı ile) ve kanun ile belirlenmiş koşullar çerçevesinde aktarılabilecektir.

Kişisel Verilerinizin Yurt Dışındaki Üçüncü Kişilerle Paylaşılması

Yurtdışı Aktarım yapılmamaktadır.

Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz 5 (beş) yıl, boyunca yukarıdaki amaçlar doğrultusunda saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz TİD tarafından veya talebiniz üzerine Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir

Bu kapsamda açık rızanıza dayalı olarak işlenen kişisel veriler açık rızanızı geri almadığınız sürece belirtilen amaç ve yöntemlerle belirtilen sürelerde işlenecek ve Kanun’a uygun olarak muhafaza edilecektir.

Buna ek olarak TİD ile diğer taraflar arasında doğabilecek herhangi bir uyuşmazlık durumunda, uyuşmazlık kapsamında gerekli savunmaların gerçekleştirilebilmesi amacıyla sınırlı olmak üzere (mevzuat uyarınca belirlenen zamanaşımı süreleri boyunca) kişisel verileriniz saklanabilecektir.

Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz TİD tarafından veya talebiniz üzerine Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir.

Veri Sahibinin Hakları

KVKK kapsamında, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel veri işleyip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Talebinizce düzeltilen ya da silinen bilgilerinizin, eğer aktarılmış ise kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri Sorumlusu ve Temsilcisi

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) kişisel veri sahiplerine kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenme ve bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme gibi yukarıda da sayıldığı üzere, birtakım taleplerde bulunma hakkı tanımıştır.

Bu hakların kullanımı sırasında söz konusu verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan kişi (Veri Sorumlusu) Türk İstatistik Derneği (TİD)’dir.

Sözkonusu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda yer alan 'İlgili Kişi Bilgi Edinme Formu’nda belirtilen yöntemlerle tarafımıza iletmeniz halinde başvurularınız, Veri Sorumlusu tarafından incelenip, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Taleplere ilişkin olarak herhangi bir ücret talep edilmemesi esas olmakla birlikte, TİD’in KVK Kurulu tarafından belirlenen ücret tarifesi üzerinden ücret talep etme hakkı saklıdır.

Veri Sahibi, herhangi bir kişisel verisinin TİD tarafından kullanılamaması ile sonuçlanacak bir talepte bulunması halinde TİD’in hizmet ve işleyişinden tam olarak faydalanamayabilir. Bu kapsamda doğacak her türlü sorumluluk ise veri sahibinin olacaktır. TİD bu nedenle oluşacak veri sahibinin her türlü zarar veya ziyanından dolayı hiçbir sorumluluk üstelenmeyecektir.

*Bu Doküman Kongre KVKK Sponsoru ACCERT A.Ş. tarafından sağlanmıştır.